Tồn kho an toàn là gì? Cách tính lượng tồn kho an toàn

Định nghĩa tồn kho an toàn là gì?

“Tồn kho an toàn (Tiếng Anh : Safety Stock) là mức tồn kho hàng hoá, nguyên vật liệu nhằm để giảm rủi ro hết hàng do dịch chuyển cung, cầu hoặc để đáp ứng nhu cầu bất ngờ sẽ xảy ra trong tương lai”.

Các doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sản xuất và bán ra sản phẩm của họ bằng cách sử dụng tồn kho an toàn khi các nhà cung cấp không thể giao hàng như đã hẹn. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có tồn kho an toàn có thể tiếp tục phân phối sản phẩm từ kho khi doanh số bán hàng lớn hơn dự kiến hoặc khi sản xuất giảm.

Có một mức dự trữ tồn kho an toàn được xác định bằng công thức và Reorder Point chính xác có thể giúp doanh nghiệp giữ được uy tín với khách hàng nếu xảy ra các vấn đề có thể gây ra gián đoạn trong chuỗi cung ứng của bạn.

Xem thêm : Reorder Point là gì? Cách tính Reorder Point

Tại sao cần phải có dự trữ tồn kho an toàn

Các lợi ích khi có dự trữ tồn kho an toàn :

1. Sử dụng tồn kho an toàn để giảm thiểu rủi ro về nhu cầu và những bất ổn về thời gian.
2. Sử dụng tồn kho an toàn để phối hợp với Reorder Point giúp tối ưu công tác đặt hàng.
3. Tìm được sự cân bằng giữa mức độ dịch vụ, tỷ lệ khách hàng và chi phí.
4. Sử dụng các công thức toán học để xác định lượng dự trữ tồn kho an toàn tối ưu cho kho của bạn.

Các hạn chế đối với tồn kho an toàn :

1. Sử dụng tồn kho an toàn để che giấu các vấn đề trong quản lý hàng tồn kho, dự báo, sản xuất, hậu cần hoặc sự thiếu tin cậy của nhà cung cấp sẽ khiến bạn nhận hậu quả lớn về lâu dài.
2. Giữ không đủ hàng tồn kho an toàn bạn sẽ có nguy cơ không thể hoàn thành đơn đặt hàng, điều này có thể dẫn đến thất thoát doanh thu và mất đi khách hàng.
3. Giữ quá nhiều tồn kho an toàn bạn có thể sẽ khiến khách hàng hài lòng, tuy nhiên mức dự trữ tồn kho an toàn cao hơn ngay lập tức đồng nghĩa với chi phí hàng tồn kho cao hơn, dòng tiền bị mắc kẹt trong khi hàng tồn kho có thể hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc phải xả kho với giá lỗ.

Cách tính tồn kho an toàn

Có nhiều cách khác nhau để tính toán lượng dự trữ tồn kho an toàn nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu 6 cách thường gặp nhất, hãy bắt đầu từ cách đơn giản nhất.

***Lưu ý rằng : đơn vị tính phải được đồng nhất, có thể theo ngày, tháng, quý hoặc năm.

Công thức tính tồn kho an toàn đơn giản

Đối với cả công thức đơn giản này, bạn sẽ cần biết:

1. Thời gian giao hàng trung bình : Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp là thời gian trung bình từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng.
2. Nhu cầu trung bình : Là nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hoá để đáp ứng sản xuất và kinh doanh trong một khoảng thời gian.

Ví dụ 1 tháng doanh nghiệp của bạn bán ra 1000 thùng cà phê, như vậy tức là nhu cầu trung bình mỗi ngày bằng 1000 / 30 = ~33 thùng. Bạn cần phải có đủ nguyên vật liệu để đáp ứng sản xuất được 33 thùng này.

Công thức 1

Đây là phương pháp dễ nhất nhưng lại không chính xác nhất để xác định kho an toàn. Để sử dụng nó, bạn sẽ phải xác định trước số ngày an toàn mà bạn sẽ cần để có thể đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc sự không nhất quán trong nguồn cung.

Ví dụ 1 : Nhu cầu của doanh nghiệp bạn là 33 thùng cà phê mỗi ngày, thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp nguyên liệu cho bạn là 10 ngày. Dựa trên kinh nghiệm kinh doanh, bạn cần dự trữ tồn kho an toàn nguyên vật liệu cho 10 ngày để có thể giảm rủi ro cung cầu trong thời gian này. Như vậy :

Mức tồn kho an toàn = Nhu cầu trung bình x Số ngày an toàn = 33 x 10 = 330 thùng. Tức là bạn cần dự trữ tồn kho an toàn 330 thùng để đáp ứng nhu cầu trước mắt trước khi nhận được nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và sản xuất những lô tiếp theo.

Lưu ý : Phương pháp này là phương pháp không có tính chính xác cao do những ngày an toàn cần thiết được đúc kết từ kinh nghiệm chứ không phải từ phân tích dữ liệu thực tế.

Công thức 2

Phương pháp này còn gọi là Trung Bình – Tối Đa, với phương pháp này để tính toán lượng hàng an toàn, bạn cần biết thêm thời gian giao hàng tối đa cũng như nhu cầu tối đa của mình.

Ví dụ 2 : Nhu cầu trung bình của doanh nghiệp bạn là 1000 thùng cà phê, nhưng trong năm đó hằng tháng tối đa bạn sử dụng 1500 thùng cà phê. Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp là 5 ngày nhưng tối đa có thể đến 10 ngày và thời gian làm việc của doanh nghiệp bạn là 30 ngày mỗi tháng. Mekongsoft sẽ lấy đơn vị tính đồng nhất là ngày, do đó :

Nhu cầu trung bình mỗi ngày = 1000 / 30 = ~33 thùng

Nhu cầu tối đa mỗi ngày = 1500 / 30 = 50 thùng

Ta tính được : Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình) = (50 x 10) – (33 x 5) = 335 thùng.

Công thức tính tồn kho an toàn cho các biến cụ thể

Đối với các công thức này sẽ phức tạp hơn rất nhiều, tuy nhiên nó sẽ cho ra kết quả tốt và chính xác nhất tuỳ theo biến động.

Để sử dụng được các công thức này bạn cần phải biết :

1. Độ lệch chuẩn thời gian giao hàng : Bạn có thể tìm độ lệch chuẩn trong thời gian giao hàng bằng cách so sánh thời gian giao hàng dự kiến và thời gian giao hàng thực tế của nhà cung cấp.
2. Độ lệch chuẩn của nhu cầu : Tương tự Độ lệch chuẩn thời gian giao hàng, bạn có thể đo được nó bằng cách so sánh nhu cầu nhu cầu dự kiến và nhu cầu thực tế của khách hàng.
3. Hệ số mức độ dịch vụ : Mức độ dịch vụ cho biết tỷ lệ phần trăm bạn có thể tiếp tục kinh doanh bình thường bất chấp bất kỳ sự gián đoạn nào, tức là bạn không hết hàng. Khi mức độ dịch vụ là 90%, nó có nghĩa là bạn đủ đáp ứng 90% nhu cầu trước khi lượng tồn kho an toàn của bạn hết sạch và phải dừng lại việc sản xuất, kinh doanh. Mức độ dịch vụ không thể đạt 100%, bởi vì nó đồng nghĩa với việc mức tồn kho an toàn của bạn là vô hạn. Mức độ dịch vụ sẽ đi đôi với hệ số mức độ dịch vụ của nó, được tính toán và quy đổi rất phức tạp bằng mô hình phân phối chuẩn, bạn có thể sử dụng hàm NORMSINV để tính toán nó. Dưới đây là bảng tính toán sẳn các hệ số dịch vụ bạn có thể tham khảo.

Công thức tính tồn kho an toàn khi thời gian giao hàng biến động

Trong trường hợp bạn có nhu cầu nhất quán nhưng thời gian giao hàng lại có biến động, trước tiên bạn cần phải tính độ lệch chuẩn của thời gian giao hàng.

Sau đó bạn có thể tính lượng dự trữ tồn kho an toàn cần thiết của mình bằng phương trình này.

Ví dụ 3 : Nhu cầu trung bình mỗi ngày của doanh nghiệp bạn là 33 thùng cà phê và mong muốn mức độ dịch vụ ở mức 90% nhu cầu. Thời gian giao hàng biến động như bảng sau :

Tổng độ lệch sẽ là 2 + (-1) + 1 + 2 = 4. Ta sẽ đi tính toán độ lệch chuẩn :

Độ lệch chuẩn thời gian giao hàng = (Tổng độ lệch theo số lần giao hàng / số lần giao hàng) + Thời gian dự kiến trung bình = (4 / 4) + 5 = 6.

Như bảng hệ số mức độ dịch vụ phía trên, mức độ dịch vụ 90% thì hệ số tương ứng là 1.28. Ta đi tính mức tồn kho an toàn như sau :

Mức tồn kho an toàn = Hệ số mức độ dịch vụ x Độ lệch chuẩn thời gian giao hàng x Nhu cầu trung bình = 1.28 x 6 x 33 = 253.44 thùng.

Công thức tính tồn kho an toàn khi nhu cầu biến động

Nếu thời gian giao hàng của nhà cung cấp đồng nhất nhưng nhu cầu có sự dao động, trước tiên hãy tính toán đô lệch chuẩn của nhu cầu.

Sau đó hãy tiếp tục sử dụng công thức này để tính toán lượng dự trữ tồn kho an toàn của bạn.

Ví dụ 4 : Nhu cầu trung bình mỗi tháng của doanh nghiệp bạn là 1000 thùng cà phê, thời gian giao hàng của nhà cung cấp là 5 ngày, bạn mong muốn duy trì mức độ dịch vụ ở mức 90% tương đương hệ số 1.28 và độ lệch nhu cầu cà phê có số liệu biến động như bảng sau :

Trước tiên ta tính độ lệch chuẩn :

Độ lệch chuẩn nhu cầu = √ [((Độ lệch nhu cầu đợt 1)2 + (Độ lệch nhu cầu đợt 2)2 +…+ (Độ lệch nhu cầu đợt N)2) / Tổng số đợt] = √[((-100)2 + 2002 + (-200)2 + 1002) / 4 ] = √[(10000 + 40000 + 40000 + 10000) / 4] = √25000 = ~ 158. Như vậy độ lệch chuẩn là ~158 thùng mỗi tháng, tương đương ~ 5.27 thùng mỗi ngày (giả sử 30 ngày làm việc).

Ta tính được mức tồn kho an toàn như sau :

Mức tồn kho an toàn = Hệ số mức độ dịch vụ x √thời gian giao hàng x Độ lệch chuẩn nhu cầu = 1.28 x √5 x 5.27 = ~ 15 thùng mỗi ngày, tương đương ~ 452 thùng mỗi tháng.

Công thức tính tồn kho an toàn khi nhu cầu và thời gian giao hàng biến động độc lập

Đây là tình huống cả thời gian giao hàng và nhu cầu đồng thời có biến động, tuy nhiên lại không phụ thuộc lẫn nhau, tức là thời gian giao hàng sẽ không làm thay đổi nhu cầu và ngược lại. Công thức như sau :

Ví dụ 5 : Lấy số liệu từ ví dụ 3 và 4 với mong muốn mức độ dịch vụ là 90% tương đương hệ số 1.28, thời gian giao hàng trung bình là 5 ngày, độ lệch chuẩn của thời gian giao hàng là 6, nhu cầu trung bình mỗi ngày là 33 thùng và độ lệch chuẩn nhu cầu là 5.27, ta có :

Mức tồn kho an toàn = Hệ số mức độ dịch vụ x √[(Thời gian giao hàng trung bình x Độ lệch chuẩn nhu cầu2) + (Nhu cầu trung bình x Độ lệch chuẩn thời gian giao hàng2)] = 1.28 x √[(5 x 5.272) + (33 x 62)] = 1.28 x √1327 = ~ 46.6 thùng mỗi ngày.

Công thức tính tồn kho an toàn khi nhu cầu và thời gian giao hàng biến động phụ thuộc

Trong tình huống này, thời gian giao hàng và nhu cầu đều có biến động nhưng phụ thuộc vào nhau, có nghĩa là nhu cầu thay đổi có thể dẫn đến thời gian giao hàng thay đổi và ngược lại. Công thức như sau :

Ví dụ 6 : Lấy số liệu từ các ví dụ trên, ta có :

Mức tồn kho an toàn = (Hệ số mức độ dịch vụ x Độ lệch chuẩn nhu cầu x √Thời gian giao hàng trung bình) + (Hệ số mức độ dịch vụ x Nhu cầu trung bình x Độ lệch chuẩn thời gian giao hàng) = (1.28 x 5.27 x √5) + (1.28 x 33 x 6) = ~269