Mẹo quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn

Nội dung bài viết

• Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Thời gian chúng ta có đều như nhau, chỉ 24 giờ/ngày. Nhưng nếu bạn biết cách phân bổ và sử dụng thời gian hiệu quả thì chắc chắn năng suất làm việc sẽ cao hơn và bạn có thể sống tận hưởng nhiều hơn đấy. Hãy cùng Prudential khám phá 9 cách “hack” thời gian sau đây nhé!

1. Lập thời gian biểu rõ ràng

Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập sẵn “to-do-list” (những việc cần hoàn thành) cho ngày hôm sau. “To-do-list” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt hoàn thành những việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai đấy.

>>> Tham khảo ngay: Cách xác định và lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu cá nhân

2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Bí quyết hack thời gian thành công chính là quyết định phân bổ thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Bạn có thể phân bổ công việc thành ba hạng mục để biết việc nào cần được ưu tiên:

• Quan trọng và khẩn cấp – đây là những việc cần làm ngay; ví dụ như trả lời các email công việc ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hay làm báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
• Quan trọng, nhưng không khẩn cấp – những việc này có thể để dành vào buổi tối, sau giờ làm; ví dụ như đọc một chương sách chuyên ngành hay tập thể dục.
• Không quan trọng, không khẩn cấp – thường là những việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến chặng đường phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn; ví dụ như xem bộ phim mới ra, nghiên cứu mua điện thoại mới.

3. Thực hiện những việc quan trọng nhất vào buổi sáng

Buổi sáng thường là khi chúng ta nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất, nên hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc bạn nên làm vào buổi sáng là sắp xếp các cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hay thỏa thuận với đối tác, lên ngân sách dự trù cho dự án sắp tới…

4. Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân

Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó bạn hãy cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.

>>> Đừng bỏ lỡ: Cơ thể của chúng ta hoạt động như thế nào trong vòng 24 giờ?

5. Không dành dù chỉ 1 phút để đọc thông báo từ mạng xã hội

Lúc làm việc thì nên tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần của công việc). Chuyện kiểm tra các like, comment mới từ bạn bè chỉ mang tính giải trí thôi, không quan trọng, cũng chẳng gấp gáp, nên hãy chỉ làm khi rảnh. Bạn sẽ không thể nào tập trung làm việc khi mà Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo mời gọi sự chú ý của bạn.

6. Lên lịch trả lời email

Việc trả lời email ngay tức khắc sẽ khiến bạn mất tập trung làm các bản báo cáo, nghĩ ý tưởng. Mỗi ngày làm việc, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể đặt ra thời gian trả lời mail cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn giải quyết xong các email đó, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị email mới làm phiền trong lúc tập trung làm các việc khác. Nếu đồng nghiệp hay đối tác có việc gấp cần sự hỗ trợ của bạn thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện thoại ngay thôi.

7. Tập thể dục hoặc thiền

Tập thể dục hay thiền không chỉ tốt cho sức khoẻ và trí não, mà còn là cách để bạn tăng khả năng tập trung của mình. Nếu có thể thì bạn nên sắp xếp rèn luyện vào buổi sáng để khởi động ngày mới. Còn nếu thời gian biểu không cho phép, bạn có thể tập vào chiều tối và cuối tuần. Mỗi lần tập chỉ cần khoảng 30 phút thôi là đủ hữu ích rồi.

8. Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi “bí” ý tưởng

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung thì bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, trong thực tế thì chẳng phải ai cũng có thể thảnh thơi và tự do như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi một quãng ngắn sau khi hoàn thành một phần nhỏ công việc. Cơ thể và trí não chúng ta giống như một cái máy, nếu bạn cứ làm việc hoài hoài không ngơi nghỉ thì sẽ giảm năng suất.

Khi cảm thấy đầu óc trống trơn, thay vì ép bản thân phải tiếp tục, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn, đọc vài trang sách, hoặc lên YouTube tìm kiếm các video về đề tài liên quan đến công việc hoặc sở thích để tìm cảm hứng. Những giây phút nghỉ ngơi này sẽ kích thích trí sáng tạo của bạn, giúp tăng hiệu quả công việc.

>>> Có thể bạn quan tâm: Điều kỳ diệu từ 5 phút thư giãn sẽ khiến bạn ngạc nhiên

9. Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn làm việc bề bộn sẽ dễ làm cho chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Và khi mất tập trung thì chúng ta sẽ tiêu hao nhiều thời gian hơn để hoàn thành một công việc, hoặc tệ hơn là chúng ta sẽ không thể làm xong việc. Vì vậy, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc làm việc của bạn. Dọn dẹp các ngăn kéo, xem món đồ hay giấy tờ nào không cần thiết thì huỷ đi. Phân loại các tập hồ sơ và cất gọn vào tủ. Dọn trống mặt bàn và thanh lý ngay những món đồ trang trí rườm rà không cần thiết.

Tham khảo cách sắp xếp bàn làm việc từ “phù thủy dọn nhà” Marie Kondo để có góc làm việc hiệu quả hơn tại đây.

>>> Xem thêm: Thời gian biểu lý tưởng cho một ngày làm việc ở nhà

Bài viết mới nhất

Khi nghịch cảnh trở thành “vaccine” cho cuộc sống

Khả năng cải thiện nghịch cảnh không chỉ đơn thuần là sự bền bỉ hay khả năng hồi phục, mà còn là sự mạnh mẽ. Nếu khả năng hồi phục giúp chúng ta chống lại các cú sốc và trở về trạng thái cũ, thì khả năng cải thiện nghịch cảnh giúp ta trở nên tốt hơn so với trước.

Đừng để tuổi tác trở thành giới hạn của bạn

Trong cuộc sống, đôi khi chúng ta lại gặp một người dường như không bao giờ già. Họ lúc nào cũng trẻ trung, tràn đầy năng lượng tích cực, không ngừng chinh phục những ước mơ, ngay cả khi đã bước vào độ tuổi trung niên. Hãy cùng học hỏi bí quyết của những người mãi không “già” để tuổi tác không trở thành giới hạn của chúng ta nhé.

“Quản lý” hay “Chuyên viên”, bạn chọn con đường sự nghiệp nào?

Có bao giờ bạn tự hỏi rằng, để thành công thì chúng ta nên trở thành một người đa năng hay một chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể? Đã có nhiều ý kiến được đưa ra, nhưng đâu mới thật sự là câu trả lời đúng…

Tài sản quý nhất của cha mẹ chính là chúng ta

Chúng ta có thể dành thời gian cho công việc, cho đam mê, cho cuộc sống riêng và quên rằng quỹ thời gian dành cho cha mẹ mình là điều thật sự cần được ưu tiên: mình càng trưởng thành – cha mẹ càng già đi. Khi tình yêu đủ lớn, bạn sẽ nhận ra rằng…

Sắp xếp bàn làm việc cùng phù thuỷ dọn nhà Marie Kondo

Bàn làm việc lộn xộn không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà còn làm tâm trạng xấu đi. Hãy cùng Prudential sắp xếp lại bàn làm việc theo cách của “phù thủy dọn nhà” Marie Kondo để thiện mức độ tập trung và hiệu quả công việc của mình…

Giúp con vượt qua những khó khăn đầu đời

Với mỗi đứa trẻ, cha mẹ chính là những vị “siêu anh hùng” đầu tiên trong đời. Những ngày còn tấm bé, dường như mọi nước mắt được xoa dịu bởi những cái ôm thân yêu trìu mến của mẹ cha; và mỗi lần vấp ngã đều có sẵn tay bàn tay của cha mẹ ở đó để đỡ nâng, an ủi…

Giúp con gọi tên cảm xúc

Có nhiều yếu tố tác động đến khả năng giao tiếp của trẻ, một trong những yếu tố đó là việc “gọi đúng tên cảm xúc”. Đây là yếu tố ảnh hưởng một cách trực tiếp đến việc trẻ lựa chọn được hành vi giao tiếp phù hợp, tuy nhiên, trong giáo dục con cái, phụ huynh hầu như chưa quan tâm vấn đề này một cách đúng mức…

Trao quyền hợp lý khi con ở tuổi nổi loạn

Khi trẻ ở những năm tháng thiếu niên là khoảng thời gian chất chồng khó khăn cho cả trẻ và chính bạn. Tuổi dậy thì được xem như một cánh cửa, bước qua được thời gian này cũng đồng nghĩa với việc trẻ chuyển dịch sang một độ tuổi khác, trưởng thành hơn, đĩnh đạc hơn…

Steiner – Phương pháp giáo dục tạo dựng con người hạnh phúc

Bên cạnh phương pháp giáo dục phổ quát (giáo dục công) vẫn đang chiếm ưu thế tại hầu hết các nước trên thế giới, phương pháp giáo dục Steiner (hay còn gọi là Waldorf) được lan tỏa mạnh mẽ với một triết lý và cách tiếp cận khác biệt…