Mẫu file Excel quản lý nhân sự dễ sử dụng nhất 2022

Dưới đây là mẫu quản lý nhân sự bằng file Excel / Google Sheets doanh nghiệp có thể áp dụng ngay. Ưu điểm của các file này là dễ dùng, bắt mắt, ai đã quen Excel rồi sẽ thấy cực kỳ quen thuộc và tiện lợi.

Tuy nhiên, tốt hơn cả thì mọi người hãy cân nhắc sử dụng các hệ thống phần mềm quản trị nhân sự cho các tác vụ này để tự động hóa công việc nhanh gọn và chính xác hơn nhé.

Nội dung bài viết

• 1. Tổng hợp file Excel quản lý nhân sự chuẩn nhất
• 2. Điểm hạn chế khi dùng file Excel quản lý nhân sự
• 3. Quản trị nhân sự dễ dàng với SlimCRM
• 4. Tổng kết

Tổng hợp file Excel quản lý nhân sự chuẩn nhất

Bảng theo dõi nghỉ phép nhân sự

Việc theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên là một trong những công việc của nhân viên hành chính nhân sự. Nghỉ phép được quy định cụ thể trong luật lao động. Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý làm việc, tiền lương và kỷ luật của nhân viên.

Lịch theo dõi ca làm việc nhân viên

Giữa nhiều phần mềm theo dõi và quản lý ca làm việc thì tạo bảng excel là một cách đơn giản và miễn phí, dễ dàng áp dụng với bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, thời gian làm việc của công nhân viên cần có sự tính toán, cân đối sao cho thích hợp nhất mới đem lại hiệu quả cao, lý tưởng như yêu cầu.

Bảng Excel này giúp người quản lý theo sát được công việc của đội ngũ, đảm bảo hoạt động diễn ra theo kế hoạch và hiểu rõ hơn và có thể can thiệp bổ sung hợp lý.

Tải lịch theo dõi ca làm việc của nhân viên bằng Excel TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý nhân sự đầy đủ

Mẫu bao gồm:

1) Dữ liệu cán bộ, công nhân viên toàn công ty

2) Dữ liệu tổng hợp nguồn nhân lực

3) Dữ liệu khen thưởng, kỷ luật

4) Dữ liệu điều chỉnh lương

5) Hợp đồng mùa vụ, hợp đồng 1 năm, hợp đồng vô thời hạn…

6) Bản cam kết hợp đồng

7) Quyết định tăng lương

Điểm hạn chế khi dùng file Excel quản lý nhân sự

Mặc dù là công cụ free dùng để quản lý mọi vấn đề nhân sự trong doanh nghiệp, tuy nhiên excel vẫn bộc lộ những yếu điểm nhất định.

• Lưu trữ phân tán, khó kiểm soát dữ liệu

Sử dụng excel quản lý nghĩa là bạn sẽ có rất nhiều sheet khác nhau để quản lý từng vấn đề. Và đương nhiên, người thực hiện nó sẽ mất nhiều thời gian để tạo, chỉnh sửa thậm chí là tổng hợp và báo cáo.

Không đơn thuần làm mất thời gian và thêm gánh nặng cho bộ phận phụ trách mà nó còn gây cản trở đối với ra người quyết định khi không có cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.

• Bảo mật kém

Với file excel không có chế độ bảo mật như các phần mềm khác, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu, người quản lý nếu mất tài khoản driver hay gì đó…sẽ thật không tốt chút nào khi thông tin bị rò ra ngoài. Hơn thế, bảo mật còn ở góc độ người sử dụng, liệu họ có trung thành với dữ liệu của doanh nghiệp không.

Trong trường hợp nếu nhiều người sử dụng chung biểu mẫu, thì chỉ cần một thao tác nhầm của ai đó cũng có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file excel, việc kiểm soát là rất khó khăn.

• Không có khả năng tích hợp

File quản lý nhân sự bằng excel offline không thể tích hợp với các phần mềm chuyên dụng trong quản lý nhân sự vì thế rất bất tiện cho việc quản lý. Điều này chỉ làm ngốn thêm thời gian làm việc của người phụ trách và hiệu suất làm việc giảm đi.

• Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Sức chứa của excel cũng vô biên khi lên tới hàng nghìn dòng, vài trăm sheet. Nhưng đó sẽ là một thách thức lớn khi doanh nghiệp ngày một phát triển với lượng dữ liệu tăng lên. Điều này sẽ cực khó khăn cho người sử dụng và quản lý chúng.

Xem thêm: Nhược điểm tiềm ẩn của excel khi sử dụng quản lý doanh nghiệp

Quản trị nhân sự dễ dàng với SlimCRM

Thấu hiểu những khó khăn trong bài toán quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp khi thường xuyên phải sử dụng excel, SlimCRM phát triển tính năng Nhân sự nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tinh gọn tại các doanh nghiệp hiện nay. Bạn có thể đăng ký dùng thử ngay tại đây.

Quản lý danh sách nhân viên trong doanh nghiệp

Tất cả hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất. Người có quản lý thể thiết lập phân quyền cho từng cá nhân, ghi lại những thông tin quan trọng trong hồ sơ cũng như mức lương, các dự án công việc đã làm….

Quản lý đơn xin nghỉ phép

Một khía cạnh quan trọng nữa trong quản lý nhân sự đó là đơn xin nghỉ phép. Tại đây các đơn xin nghỉ của nhân viên được lưu trữ, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu khi cần thiết. Bộ phận nhân sự cũng có thể dựa vào đây để xuất báo cáo riêng, thống kê ai nghỉ nhiều nhất,…

Ở vai trò người dùng, khi tạo đơn nghỉ phép, hệ thống sẽ có email tự động thông báo phê duyệt đơn nghỉ từ người quản lý hoặc lí do không phê duyệt…

Ngoài ra còn có các tính năng khác trong mục này như: chỉ tiêu kinh doanh, thời gian làm việc và phòng ban.

Tính năng OKR

Với tính năng OKR, giờ đây doanh nghiệp có thể quản trị tổng thể mọi khía cạnh chỉ trong một phần mềm duy nhất.

• Thiết kế nguyên lý gốc mẫu mực từ Google
• Thiết lập mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp
• Cực kỳ dễ hiểu ngay cả với người chưa biết về OKR
• Liên kết trọn vẹn với công việc mà không phải dùng công cụ bên ngoài
• Phần mềm tự huấn luyện người dùng
• Hướng dẫn từng bước khi bắt đầu sử dụng

Quản lý tri thức với SlimCRM Wiki

Quản trị tri thức là một quá trình, một công cụ quản trị hiệu quả nhằm chia sẻ, thu nhận, lưu giữ, lựa chọn, sáng tạo tri thức và cung cấp đúng người, đúng nơi, đúng lúc nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của doanh nghiệp.

Chắc chắn nhiều doanh nghiệp đã trải qua chuyện tốn công đào tạo một nhân sự và khi họ nghỉ việc hay chuyển công ty khác thì những kiến thức đó cũng đi theo. Hay chuyện doanh nghiệp không có một nền tảng vững chắc để xây dựng văn hóa học hỏi, thu hút nhân tài ở lại… Để giải quyết vấn đề chảy máu chất xám này, SlimCRM quyết định phát triển tính năng Wiki nhằm tạo ra môi trường tương tác cao đảm bảo việc giao tiếp thường xuyên giữa các thành viên trong doanh nghiệp để chia sẻ tri thức và kinh nghiệm.

Tính năng Wiki trở thành một nền tảng vững chắc, giúp doanh nghiệp xây dựng nền văn hóa học hỏi để cùng nhau phát triển. Một vài ưu điểm có thể kể đến bao gồm:

• Tích hợp ngay bên trong môi trường tương tác hàng ngày của doanh nghiệp
• Sắp xếp và hệ thống hóa kho tri thức thành các chủ đề trực quan
• Mọi nhân viên đều có thể tạo ra tài liệu
• Hỗ trợ công cụ vẽ bản đồ, hình ảnh trực quan
• Tính bảo mật cao
• Chia sẻ dễ dàng chỉ vài click
• Tìm kiếm nhanh chóng thông tin khi cần

Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự

Việc quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự chưa bao giờ là một bài toán dễ dàng, đặc biệt là với các doanh nghiệp đang phát triển về quy mô.

Tính năng E-recruitment mới update trên SlimCRM, được thiết kế logic, bám sát theo “Quy trình tuyển dụng chuẩn mực” sẽ mang đến cho các doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:

• Màn hình Dashbroad tổng quan giúp quản lý nắm bắt tình hình các chiến dịch đang thực hiện, số lượng ứng viên mỗi giai đoạn
• Tự động hóa nhiều tác vụ: Thông tin ứng viên cập nhập vào CRM và có email báo tới người phụ trách, thay đổi tình trạng ứng viên, tích hợp sẵn mẫu email gửi ngay trên phần mềm, đánh giá ứng viên theo tiêu chí.
• Quản lý tiết kiệm nhiều thời gian nhờ tính năng ghi chú: Lưu lại kết quả phỏng vấn, bài test, các cuộc gọi, email đã gửi.
• Đánh giá chi tiết ứng viên theo nhiều tiêu chí
• Mỗi chiến dịch đều tích hợp form đăng ký đẹp mắt, bạn chỉ cần đính kèm khi đăng chiến dịch lên kênh tuyển dụng và tùy chỉnh dễ dàng trên CRM
• Thông tin tuyển dụng các chiến dịch của doanh nghiệp được tổng hợp trên website tuyển dụng riêng chuyên nghiệp, tăng sự tin tưởng.
• Tính năng Onboarding giúp quản lý tạo hồ sơ nhân viên dễ dàng (sau khi ứng viên đỗ phỏng vấn), tiết kiệm thời gian training.
• Mục cài đặt giúp bạn tùy chỉnh thông tin theo yêu cầu của doanh nghiệp: Tiêu chí và biểu mẫu đánh giá, các kỹ năng cần có,…

Tổng kết

SlimCRM là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tinh gọn với nhóm tính năng Nhân sự mạnh mẽ giúp bộ phận kế toán, HRM tại doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình thủ công với file Excel quản lý nhân sự thông thường.

Để tìm hiểu thêm và trải nghiệm demo phần mềm SlimCRM, bạn có thể đăng ký dùng thử ngay tại đây.