Cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel

Nội dung chính

Trong nhiều công ty lớn hiện nay thường yêu cầu bộ phận kế toán, nhân sự phải thực hiện chấm công theo ca và làm thêm giờ trên cùng 1 bảng tính Excel. Vậy chúng ta có thể tổ chức bảng tính Excel như thế nào để đáp ứng được yêu cầu này? Hãy cùng Gitiho.com tìm hiểu cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel đang được áp dụng nhiều nhất nhé.

G-LEARNING

63032 học viên

199,000đ

499,000đ

G-LEARNING

36244 học viên

499,000đ

799,000đ

G-LEARNING

699 học viên

499,000đ

799,000đ

Trước hết chúng ta cùng tìm hiểu xem việc chấm công theo ca và làm thêm giờ cụ thể là làm gì nhé.

Những doanh nghiệp áp dụng làm việc theo ca thường là doanh nghiệp làm trong ngành sản xuất, dịch vụ. Đặc điểm là:

Do vậy mỗi người trong bảng chấm công sẽ phải ghi nhận được:

Dựa trên những yêu cầu trên chúng ta cùng tìm hiểu cách thực hiện bảng chấm công trên Excel nhé.

Xem thêm: 6 tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp

Các bạn có thể xây dựng bố cục bảng chấm công như sau:

Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng:

Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31

Để xác định ngày đó là thứ mấy, có thể làm như sau:

Như vậy ta sẽ có kết quả là giá trị Ngày tại dòng 4, nhưng được hiển thị dưới dạng Thứ trong tiếng anh.

Việc còn lại là trang trí kẻ khung, tô màu, căn chỉnh độ rộng cho bảng chấm công sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.

Xem thêm: Mẫu bảng chấm công chuẩn thông tư 133 mới nhất năm 2022

Với chấm công trong từng ca, có thể sử dụng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ.

Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca, nên chỉ chấm bằng số giờ

Khi chấm công làm thêm giờ, lưu ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm giờ trong ca nào

Ví dụ như sau:

Ký hiệu X là đi làm trong ca

Ký hiệu P là nghỉ phép

Ký hiệu K là nghỉ không phép

Trong 1 ngày chỉ có duy nhất 1 ca được chấm.

Số giờ làm tăng ca trong ngày được chấm kèm theo ngày đó.

Ví dụ:

Sử dụng các hàm COUNTIF để đếm số công trong các ca:

Sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ làm thêm: =SUM([Vùng chấm công])

Kết quả như sau:

Các bạn có thể tải về file mẫu bảng chấm công trên tại địa chỉ:

Để hiểu thêm về hai hàm trên, các bạn có thể xem thêm các bài viết:

Hướng dẫn những cách tính tổng trong Excel

Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản