Cách chia ca trực bảo vệ – Giải pháp tối ưu, tiết kiệm thời gian

Việc sắp xếp, phân chia ca trực bảo vệ là một trong những công việc rất quan trọng giúp cho nhân viên biết chính xác nhiệm vụ, địa điểm và thời gian làm việc một cách chi tiết nhất. Bên cạnh đó còn giúp cho công tác quản lý cũng sẽ trở nên dễ dàng, giúp theo dõi được tiến độ công việc, quản lý đội ngũ nhân viên bảo vệ cũng sẽ hiệu quả hơn.

Vậy, phương pháp nào giúp cho các nhà quản lý có thể sắp xếp được hết ca trực cho nhân viên bảo vệ của mình một cách hợp lý, hiệu quả & tiết kiệm nhiều thời gian nhất có thể. Để biết được câu trả lời mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau đây của GFC Security nhé!

Ca làm việc là gì?

Ca làm việc là một thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ một khoảng thời gian nhất định trong ngày hoặc đêm mà nhân viên làm việc. Trong các công ty, doanh nghiệp hoặc các tổ chức, ca làm việc thường được chia theo từng khung giờ như ca sáng, ca chiều, ca tối, ca đêm,… và có thể kéo dài từ vài giờ đến nhiều giờ. Chia ca làm việc giúp cho công ty hoạt động liên tục 24/7 và đảm bảo các hoạt động sản xuất, dịch vụ được triển khai hiệu quả.

Mục đích của việc phân chia ca trực bảo vệ là gì?

Nếu như phân chia ca trực bảo vệ không rõ ràng, chi tiết sẽ dễ dẫn đến các tình trạng như: thiếu người nhưng dư việc, có những nhân viên phải trực thường xuyên trong khi lại có nhân viên khác lại quá nhàn rỗi, tốn kém chi phí tuyển dụng & thời gian tập huấn, đào tạo khi sử dụng những nhân sự không hợp lý cho doanh nghiệp.

Cũng chính vì lí do đó, khi các nhà quản lý sắp xếp lịch trực bảo vệ hiệu quả không chỉ giúp cho doanh nghiệp có thể khắc phục được những tình trạng trên mà còn sẽ đảm bảo những yếu tố quan trọng sau đây:

• Luôn luôn có đủ nhân viên bảo vệ canh trực tại mục tiêu 24/24.
• Đảm bảo được chất lượng công việc & sức khỏe của nhân viên bảo vệ.
• Đảm bảo mọi công việc luôn được diễn ra thuận lợi, đúng như kế hoạch (không bị trì trệ, thiếu bảo vệ ca trực).
• Đảm bảo tính an toàn cho tài sản, hàng hóa và con người. Nâng cao chất lượng dịch vụ bảo vệ
• Giúp cho quản lý dễ dàng theo dõi, quản lý được mọi hoạt động tuần tra của đội ngũ nhân viên bảo vệ.

Cách chia ca trực của nhân viên bảo vệ tối ưu, hợp lý

Với tính đặc thù của công việc cần phải tuần tra an ninh khu vực 24/24 tất cả các ngày trong tuần, nên thời gian làm việc của nhân viên bảo vệ không chỉ giới hạn trong giờ làm việc hành chính. Do đó, để có thể đảm bảo được chất lượng công việc, buộc quản lý cần phải sắp xếp, phân chia ca trực bảo vệ thành các ca như: Ca gãy, và ca xoay.

• Đối với ca gãy: Có thời gian làm việc dưới 8 giờ. Tuy nhiên tổng số thời gian của ca gãy cũng sẽ đủ 8 giờ làm việc (Ví dụ: từ 12H đến 16H, hoặc từ 18H đến 22H).
• Đối với ca xoay: Có thời gian làm việc luân phiên cố định của nhân viên có thể full time 8 giờ hoặc part time 4 giờ. (Ví dụ: Tuần này nhân sự làm khung giờ buổi sáng, tuần sau làm buổi chiều và tuần sau nữa sẽ làm buổi tối)

Đối với doanh nghiệp cũng có thể áp dụng khung giờ làm việc trên để phân chia ca trực cho nhân viên bảo vệ của mình như sau:

• Ca sáng: từ 6H00 sáng – 14H00 giờ chiều
• Ca chiều: từ 14H00 chiều – 22H00 đêm
• Ca đêm: từ 22H00 đêm – 6H00 sáng hôm sau

Việc phân chia nhỏ thời lượng làm việc theo ca như vậy sẽ giúp đảm bảo được sức khỏe của nhân viên bảo vệ của mình cũng như tiến độ công việc, từ đó sẽ nâng cao được chất lượng dịch vụ.

3 bước đơn giản giúp nhà quản lý xếp lịch trực bảo vệ hiệu quả

Bước 1: Hiểu rõ về nhân viên và phân công ca trực theo năng lực

Khi bạn đã nắm rõ về thông tin, điểm yếu, mạnh, tính cách… của mỗi nhân viên bảo vệ của mình, các quản lý sẽ dễ dàng phân công và điều phối công việc cho họ.

Lưu ý khi xếp lịch trực bạn cần lưu ý những điều sau đây:

• Thông báo trước cho nhân viên bảo vệ để họ nắm thông tin cũng như lịch trình.
• Kết hợp nhân sự ca trực phù hợp. Ví dụ bạn có thể sắp nhân viên lâu năm kèm với nhân viên mới để họ dễ dàng hỗ trợ công việc cùng nhau.
• Phân chia thời gian làm việc phù hợp cho mỗi nhân viên.
• Xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi nhân viên ca trực tại mục tiêu để tránh nhầm lẫn, giao việc chồng chéo.
• Có thể cho phép nhân viên tùy chọn ca trực, linh hoạt trao đổi ca…

Bước 2: Phân loại mức độ các mục tiêu, điểm tuần tra

Việc phân loại, đánh giá mức độ quan trọng của các khu vực cần bảo vệ là rất quan trọng để giúp nhà quản lý xếp lịch trực một cách hiệu quả hơn. Ví dụ, tại những điểm tuần tra có giá trị hàng hóa, thiết bị cao thì sẽ cần nhiều nhân viên bảo vệ hơn để đảm bảo an toàn và giám sát chặt chẽ hơn. Trong giờ cao điểm, công tác tuần tra cần được tăng cường để đảm bảo an toàn cho con người và tài sản. Điều này giúp cho công ty tránh được tình trạng thiếu hoặc thừa nhân viên bảo vệ tại các điểm quan trọng.

Bước 3: Chọn hình thức lập lịch ca trực bảo vệ phù hợp

Thường sẽ có 3 phương pháp để bạn xây dựng lịch trực cho nhân viên bảo vệ: Bút và giấy, trang tính Google (Google sheet) hoặc Excel, phần mềm lập lịch trình riêng cho nhân viên. Các nhà quản lý có thể xem xét những ưu/nhược điểm của mỗi phương pháp dưới đây để có thể lựa chọn một phương pháp sao cho phù hợp.

• Sử dụng bút và giấy: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhưng lại tốn nhiều thời gian và dễ sai sót.
• Trang tính Google, hoặc Excel: Dù có nhiều ưu điểm hơn bút và giấy, nhưng cần đòi hỏi quản lý phải đầu tư nhiều thời gian để tạo lịch biểu, và không có các tính năng tự động hóa quá trình sắp xếp lịch trực như phần mềm chuyên biệt.
• Phần mềm xếp lịch trực bảo vệ: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao hiệu quả công việc cũng như cách quản lý. Bạn cũng có thể dễ dàng xem lại toàn bộ lịch sử lập lịch tuần tra, thanh tra ở mọi lúc mọi nơi. Đồng thời thực hiện những thay đổi và chia sẻ lịch trình làm việc với nhân viên bảo vệ dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, uy tín

GFC Security là một công ty dịch vụ bảo vệ chuyên cung cấp nhân viên bảo vệ cho tòa nhà, chung cư, căn hộ cao cấp và các công trình xây dựng khác. Chúng tôi luôn tự hào khi được khách hàng tin tưởng và lựa chọn, và cam kết cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất với đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp, thân thiện, có trách nhiệm và quy trình dịch vụ nhanh chóng. Với mục tiêu mang lại sự an toàn và yên tâm cho khách hàng, chúng tôi sẽ luôn đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu bảo vệ của khách hàng.

Những cam kết khi sử dụng dịch vụ tại GFC Security:

• Toàn bộ nhân viên bảo vệ có lý lịch rõ ràng, sức khỏe tốt, đã được đào tạo tính nghiệp vụ.
• Luân phiên thay ca để đảm bảo tính an toàn cho mục tiêu suốt 24/24.
• Nhân viên tuyệt đối KHÔNG tự ý bỏ vị trí khi chưa có người thay thế.
• Luôn tuân thủ và chấp hành đúng mọi nội quy của khu dân cư, chung cư, nhà phố.
• Bồi thường tài sản nếu như có xảy ra mất mát hoặc thiệt hại về tài sản theo hợp đồng.

Trên đây là cách chia ca trực bảo vệ hiệu quả, tối ưu nhất hiện công ty chúng tôi cũng đã và đang triển khai cho nhân viên của mình tại một số khu vực làm việc. Hy vọng thông qua bài viết trên sẽ mang đến cho các bạn thêm nhiều thông tin hữu ích, qua đó có thể sắp xếp được lịch trực của nhân viên bảo vệ của mình sao cho phù hợp nhất nhé.

Công ty dịch vụ bảo vệ GFC Security luôn luôn mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất cùng với một mức phí vô cùng cạnh tranh, uy tín hàng đầu. Nếu như Quý khách hàng có nhu cầu về các dịch vụ bảo vệ an ninh, bảo vệ tài sản hay đào tạo nghiệp vụ trong ngành bảo vệ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline: 0778 247 113 chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.

>> Xem thêm: Top 10 Mẫu Bốt Bảo Vệ, Chòi Bảo Vệ Tốt Nhất Hiện Nay